Ser ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo. Entenda!

09/02/2022 às 20:31 Hipnose

Ser ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo. Entenda!

Você se considera um profissional ocupado ou produtivo no seu ambiente de trabalho? Ficou difícil entender a diferença entre essas duas palavras? Você não está sozinho nessa!

Muitas pessoas entendem “estar ocupado” e “ser produtivo” como sinônimos. E até mesmo em dicionários informais a definição se assemelha. Porém, de antemão, é preciso que você compreenda que ser produtivo e ser ocupado caminham em direções totalmente opostas. 

Vamos usar um exemplo para que você entenda melhor: 

Quando acumulamos dezenas de afazeres e terminamos o dia com o sentimento de que começamos várias coisas, mas sem conseguir terminar nenhuma, não estamos sendo produtivos, mas sim nos ocupando com muitas coisas que talvez não fossem prioridades. 

E então, você sabe dizer quando você está sendo produtivo ou apenas muito ocupado? Entender essa diferença pode ser essencial para que você possa fazer a correta gestão de tempo profissional e, porque não, pessoal. 

Será que você anda muito ocupado ou está sendo produtivo?

Você se senta à sua mesa e começa a realizar um projeto essencial do seu trabalho. Chega um e-mail que precisa ser respondido. O telefone toca. Você é convocado para uma reunião. E todas essas interrupções acabam atrasando a tarefa que era prioridade. 

Essa situação lhe parece familiar? Então é provável que você esteja sofrendo da síndrome do profissional ocupado que não é produtivo. 

Estar ocupado não é o mesmo que produtividade, é apenas falta de planejamento e gestão de tempo. E para ser produtivo é preciso priorizar tarefas de acordo com sua importância e urgência de finalização, sem ter que trabalhar mais tempo além da carga horária do seu expediente. 

Afinal, hoje sabemos que trabalhar muitas e muitas horas por dia pode ser extremamente prejudicial à saúde, podendo levar a quadros de burnout e esgotamento mental. Casos que podem ser muito prejudiciais para a sua carreira, bem como para sua vida pessoal. 

Neste contexto, organizar suas tarefas e gerenciar seu tempo pode ser positivo para aumentar sua produtividade e motivá-lo a ser um profissional cada vez melhor. 

Cinco situações que podem estar ocupando seu dia e atrapalhando a sua produtividade 

  1. Você participa de muitas reuniões

Reuniões são, de certa forma, inevitáveis no ambiente de trabalho. Mas será que elas não estão atrapalhando a conclusão de tarefas importantes e fazendo com que você perca o foco? 

Procure repensar o número de reuniões na qual você está presente. Será que a sua presença é realmente relevante em todas elas? A pauta da discussão está sendo seguida? Ao final da reunião alguma decisão foi de fato tomada? 

Além disso, pode ser interessante adotar uma metodologia mais ágil. Ou seja, ao invés de fazer longas reuniões, procure fazer reuniões mais curtas para tornar essa tarefa menos prejudicial à sua produtividade.

  1. Você acumula muita tarefas

Você tem orgulho de dizer que faz muitas coisas ao mesmo tempo no trabalho? Ser uma pessoa multitarefas não é sinônimo de colocar todas suas habilidades em prática em simultâneo, isto é ser sinal de uma pessoa ocupada. 

Organizar seu tempo para executar uma tarefa de cada vez te tornará uma pessoa mais produtiva. 

Por isso, aí vai uma dica para se concentrar em uma tarefa de cada vez: feche as abas que não são úteis ao seu trabalho naquele momento, guarde seu celular e, se possível, coloque uma música no fone de ouvido. 

  1. O retrabalho faz parte da sua rotina 

O retrabalho também faz parte do seu dia a dia no ambiente de trabalho? Ter que parar aquilo que você estava fazendo para voltar para um mesmo trabalho pela décima vez quando poderia se dedicar a um novo projeto é um grande vilão da sua produtividade. 

Por isso, busque manter uma comunicação durante o andamento do projeto, acordando prazos realistas, definindo escopos e desenhando um briefing completo para que o retrabalho não chegue a sua mesa. 

  1. Você realiza muitas tarefas triviais sem gestão de tempo

As pequenas tarefas e que, em geral, são mecânicas, costumam demandar menos tempo para serem executadas. Mas, se por um lado elas podem ajudar a construir um ritmo de trabalho produtivo, por outro elas podem estar sabotando a execução de tarefas mais complexas.

Quer ser um profissional mais produtivo? Siga estas dicas!

Já demos algumas dicas para evitar que as situações acima te tornem um profissional ocupado ao invés de um profissional produtivo. Mas, além disso, existem outras dicas que podem ajudá-lo:

  • Ao chegar no ambiente de trabalho, tenha uma agenda ou planner para anotar aquilo que precisa ser feito no dia, na ordem do mais importante para o menos importante. 

  • Sempre mantenha a comunicação alinhada com outros profissionais que estejam participando do mesmo projeto que você. 

  • Sempre revise as prioridades com o seu gestor.

  • Certifique-se que o fluxo de trabalho não está sendo atrapalhado por etapas que poderiam ser aprimoradas.

  • Use um timesheet para mensurar as horas que você gasta em cada tipo de atividade.

  • Use ferramentas de gestão online.

  • Pratique o deep work. 

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Rodrigo Huback

Rodrigo Huback Head Trainer de Practitioner PNL, Master PNL, Método B2S e Hipnose Clínica

Mais de 12 anos dedicados ao desenvolvimento humano; Mais de 18 anos empreendendo em alta performance; Pedagogo; Master Trainer em PNL; Master Trainer em Coach; Membro Trainer de Excelência na NLPEA; Membro Trainer da ANLP; Trainer Comportamental; Hipnoterapeuta.


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